专业会议策划 |
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尊敬的领导：
您们好！
首先，非常感谢您们选择了我们健康、美丽的海南岛——海口（三亚）作为您们的会址！更感谢您们对我社的支持与厚爱！在此我们全体工作人员向您们表示衷心的感谢和热烈的欢迎！！此次能有机会为贵组委会服务是我们最大的荣幸，我们将以最大的热情与周到服务投入到接待工作中，我们将按组委会的要求标准服务，我们的宗旨是“顾客至上，服务第一”，一切为大会着想！
以下是我们的初步接待服务方案。
一、 会议前的准备工作
1、 总指挥：×××，负责会议接待的全面工作。
2、 副总指挥：×××，负责与大会组委会的联络工作及会议期间接待工作的俱体落实。
3、 车辆组组车：×××，负责会议期间车辆俱体调配。（工作人员待定）
二、会议选址:
1、海口开会推荐选择酒店：
五星级： 金海岸罗顿大酒店
寰岛泰得大酒店
海南文华大酒店
四星级： 海口燕泰大酒店
海口黄金大酒店
海口泰华大酒店
海南宝华海景大酒店
三星级： 海口奥斯罗克大酒店
望海国际大酒店
海景湾大酒店
2、三亚开会推荐选择酒店：
三亚市区：三亚果喜大酒店
三亚中亚大酒店
三亚明日大酒店
大东海：三亚银泰度假酒店
三亚珠江花园酒店
三亚山海天大酒店
亚龙湾：三亚喜来登度假酒店
三亚红树林度假酒店
三亚假日度假酒店
三亚湾：三亚天福源滨海温泉度假中心
亚太国际会议中心&三亚海航度假酒店
三亚椰林滩度假酒店
三、报价及接待标准：
1、会议室：三星：xxx—xxxx元/天
四星：xxxx—xxxxxx元/天
五星：xxxx－－xxxxx元/天
2、住 房：三星：xx元/间－－－－xxx元/间
四星：xxx元/间—xxx元/间
五星：xxx元/间－－xxx元/间
3、用 餐：会议用餐：xx－－xxx元/人/餐
考察用餐：xx—xxx元/人/餐
二、 会议期间（2006年 月 日）
参会代表报到前的准备工作（ 月 日，机场的迎接），线路：海口美兰机场——三亚，三亚凤凰机场——三亚
1、我们将根据贵会议组委会提供的参会代表的信息（如：姓名、地点、时间、航班号等）分开列，安排好二个机场接机的工作人员及车辆，并提前1个小时至1个半小时到达机场恭候参会代表的到来。
2、车辆的调配、安排方面：
A、组成调车小组调度。（总指挥由贵组委会成员担当？），1名副组长，协助、配合组委会，组成有秩序、有条理的调度车辆。
B、豪华中巴车上，在第一辆大巴车贴上会议的标记：“××××××”和贴上编号（如1号车；2车等）
C、我社将会事先拟定好一份“迎接代表方案分列表，调配车辆和导游，如是接包机（如航班号为×××包机，广州——海口，人数为8人，分别上1,2,3号车，航班号为×××，上海——三亚，人数为10人，分别上4,5,6、、、、、、顺其排列）。
三、工作人员的安排方面：
1、2月8日前，我司对全体服务工作人员以各组为单位分期进行关于“注意事项。紧密配合”等按接待流程作以全面交代。会议期间根据组委会要求，对接待流程，可随时作以调整。
2、分成接机小组（三亚接机小组和海口接机小组），每组选一组长指挥接机人员，每个机场安排全天候专门接机人员，轮流接机（或根据实际情况调配，如三亚来的航班少，人员和车辆安排相对少些，海口来的航班多些，人员相对多些）。
3、 散客接待车辆须保证二辆以上在机场等候执行接待任务，随车导游员在机场配合工作人员执行接待工作。导游按自行人数清点后依次上车，送回酒店。
4、 参会人员所入住酒店。各派二名工作人员，配合组委会工作人员作好协助工作。
5、 配合组委全接待人员，做好参加旅游行程的准确人数，做好参会人员的旅游咨询及参加旅游的登记工作。
6、 酒店的整个会议流行，欢迎牌，流水牌，详细到位，一目了然。
四 旅游行程的安排：
1、根据组委会的要求，做好切实际的旅游行程，景点供参会代表选择。行程（附后表）
2、报名参加旅游的代表。每人发给一张日程表，一个有编号的旅游牌，旅游牌按报名的先后顺序发送。
五、住房和用餐：
1、提前通知所预定的酒店，在酒店大门挂一欢迎牌（幅）欢迎“××××××”嘉宾入住本酒店。
2、提前通知酒店总台准备好客房钥匙，如1号车10人，5间（2人/间）用橡皮圈捆好，标明1号车钥匙。2号车钥匙等，代表到达酒店，争取在短时间内有条理的把房间钥匙安排给代表。
3、用餐，根据组委会的要求标准，提前预定好。
4、在整个旅游过程中，导游人员全程做好优质服务工作，保证参游开心，满意。
5、整个旅游过程含旅行社的责任保险。
六、旅游结束送机。
将根据代表的情况，按组委会的指示，负责送机。凡参与本次接待报务的有关人员，我社将详细列出名单，告知贵组委会。
以上只是我们的初步接待方案，盼望贵组委会将给我们提供参会代表更为详细的信息，便于我们做出更为完善的接待细化方案，、更为精确的接待服务工作，我们忠心的感谢您们对我社的支持与厚爱！并预祝大会圆满成功！！合作愉快！
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资讯录入：616hainan 责任编辑：616hainan |
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